ประชุมออนไลน์ เลือกโปรแกรมแบบไหนให้เหมาะกับองค์กร

ในยุคปัจจุบันที่หลายคนต่างปรับตัวเพื่อเข้าสู่วิถีใหม่ (New Normal) มิติการทำงานก็นับเป็นอีกหนึ่งเรื่องซึ่งส่งผลกระทบต่อการดำเนินชีวิตของผู้คนในหลากหลายองค์กรเป็นอย่างมาก ทั้งการโยกย้ายสถานที่ทำงาน การประสานงานแผนกต่าง ๆ ไปจนถึงกระทั่งการประชุมภายในองค์กร ทำให้หลายแห่งหันมาใช้การ “ประชุมออนไลน์” มากยิ่งขึ้น

โดยสังเกตได้จากที่ผ่านมาจะเห็นว่าระบบการทำงานภายในหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชนล้วนแล้วแต่มีการทดสอบโปรแกรมสำหรับการประชุมเพื่อความสะดวกในการประสานงานให้เกิดความราบรื่นกันอยู่หลายตัวทีเดียว เพื่อเฟ้นหาโปรแกรมที่เหมาะกับองค์กรตัวเอง คำถามก็คือ “แล้วเราจะรู้ได้อย่างไร ว่าองค์กรไหนควรเน้นไปยังระบบแบบใด เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพที่สุด?”

โดยบทความนี้เราจะพาผู้อ่านไปทำความรู้จักกับโปรแกรมยอดฮิตที่จะช่วยให้การประชุมในองค์กรของคุณง่ายขึ้น และใช่ที่สุดสำหรับการเลือกใช้งานตามความต้องการ

ทำไมโปรแกรมเครื่องมือช่วยการประชุมออนไลน์ จึงสำคัญในยุคปัจจุบัน?

บอกได้เลยว่าหลังจากสถานการณ์โควิด-19 การทำงานแบบ work from home มีบทบาทมากขึ้นผสมกับในยุคที่เทคโนโลยีเป็นเสมือนหัวใจของการสื่อสารและการทำงาน การประชุมออนไลน์จึงไม่ได้เป็นเพียงทางเลือก แต่เป็นความจำเป็นที่องค์กรต่าง ๆ ต้องปรับตัวเพื่อใช้งาน ด้วยเหตุนี้การเลือกใช้โปรแกรมเครื่องมือช่วยการประชุมออนไลน์ที่เหมาะสม จึงมีความสำคัญยิ่งในการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารระหว่างทีม, การแลกเปลี่ยนข้อมูล, หรือการจัดการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมหลายฝ่าย

ทำให้ความสำคัญของโปรแกรมเครื่องมือช่วยการประชุมออนไลน์ต่างมีการพัฒนาฟังก์ชันต่าง ๆ ขึ้นมามากขึ้น ตั้งแต่การเชื่อมต่อที่เสถียร การมีพื้นที่แลกเปลี่ยนข้อมูล ไปจนถึงการรองรับความต้องการของขนาดองค์กรที่แตกต่างกัน ซึ่งการเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมนั้นเป็นการตัดสินใจที่ควรให้ความสำคัญอย่างมาก เพื่อให้การประชุมออนไลน์ไม่เพียงแต่เป็นการสื่อสารที่มีประสิทธิผล แต่ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีมงาน และการเพิ่มศักยภาพในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยเหตุผลเหล่านี้ การเลือกโปรแกรมเครื่องมือช่วยการประชุมออนไลน์ที่เหมาะสม จึงเป็นกุญแจสำคัญที่จะเปิดประตูสู่การทำงานแบบใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่เพียงแต่ตอบสนองความต้องการขององค์กรในปัจจุบัน แต่ยังเป็นการวางรากฐานสำหรับการทำงาน ที่จะช่วยให้องค์กรเติบโตได้ดีทีเดียว

เช็กลิสต์ มาตรฐานโปรแกรมประชุมออนไลน์ ตัดสินได้จากอะไร

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกโปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์จะเหมือนกันเสียทีเดียว ท่ามกลางมรสุมการแข่งขันเพื่อยื้อยุดเอาใจผู้บริโภคต่างเกิดขึ้นได้อยู่เสมอไม่เว้นวัน เราจะตัดสินได้อย่างไร ว่ามาตรฐานของเครื่องหรือโปรแกรมชุดนั้นจะช่วยให้เราสามารถสื่อสารได้ตลอดรอดฝั่ง ซึ่งหัวข้อนี้คือเช็กลิสต์ที่คิดมาให้แล้ว ว่ามาตรฐานของโปรแกรมที่ดีนั้นควรพิจารณาถึงอะไรบ้าง

ตัดเสียงรบกวนได้อยู่หมัด

เสียงรบกวนคือหนึ่งในตัวเลือกที่สำคัญ สำหรับการเลือกใช้โปรแกรมเป็นอย่างยิ่ง หากอุปกรณ์ทุกอย่างสมบูรณ์พร้อม แต่ไม่ได้ช่วยให้การสื่อสารเป็นไปได้ดั่งที่ต้องการ ก็สามารถเรียกได้ว่าเป็นอุปสรรคใหญ่ที่ทำให้การสื่อสารบรรลุผลได้ยาก เรียกได้ว่านี่แทบจะเป็นฟังก์ชันที่สำคัญที่มีอยู่ในโปรแกรมหลายตัว ที่ผู้ใช้งานต้องทำความเข้าใจ ไม่ว่าจะเป็นการตัดเสียงรบกวนแบบสำเร็จรูป หรือด้วย plug-in เสริมก็ตาม ด้วยเหตุนี้การเลือกโปรแกรมที่มีพื้นฐานการตัดเสียงรบกวนที่ดี จึงเป็นสิ่งที่ผู้ใช้งานต้องพิจารณาเป็นอันดับต้น ๆ ซึ่งสามารถทดสอบเบื้องต้นได้ทันทีภายในโปรแกรม

จำนวนรองรับผู้เข้าร่วมประชุมที่เหมาะสม

สำหรับการประชุมภายในองค์ขนาดใหญ่ จำนวนผู้เข้าประชุมอาจกลายเป็นปัญหาในทันที การเลือกโปรแกรมเพื่อรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างเหมาะสมจะช่วยให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพ เป็นอีกหัวข้อที่ควรใส่ใจเพื่อมั่นใจว่าจะไม่มีอะไรผิดพลาด และที่สำคัญคือ บางโปรแกรมได้จำกัดระยะเวลาของการประชุมด้วย คุณจึงต้องทำความเข้าใจก่อนว่าโปรแกรมแต่ล่ะตัวที่เลือกนั้น มีวิธีการใช้อย่างไรตามมาตรฐานของผู้ให้บริการ

การเชื่อมต่อมีความเสถียรอย่างสม่ำเสมอ

คงไม่มีใครอยากถูกขัดจังหวะในการประชุมจากการเชื่อมต่อที่ขาด ๆ หาย ๆ โดยสำหรับเรื่องของความเสถียรในการเชื่อมต่อ นับเป็นกลยุทธ์ส่วนสำคัญ ที่นักพัฒนาเครื่องมือต่างให้คุณค่าเป็นอย่างมาก เพราะไม่เพียงแค่บ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพเท่านั้น แต่ยังสะท้อนให้ผู้ใช้งานได้เห็นถึงความไว้วางใจได้ในระยะยาวอีกด้วย ลองคิดดูว่าหากโปรแกรมไม่มีความเสถียรที่มากพอ แต่ล่ะองค์กรก็ไม่ควรนำมาใช้งานเพื่อให้เกิดอุปสรรคโดยไม่จำเป็น นี่คือสิ่งที่สะท้อนออกมาให้เห็นถึงภาพลักษณ์ (การทำงาน) ขององค์กรได้ดีอีกอย่างหนึ่ง

สามารถแชร์ไฟล์ หน้าจอ หรือใช้โปรแกรมเสริมอื่น ๆ ได้

ไม่ใช่มีเพียงแค่การสื่อสารด้วยเสียงเท่านั้นที่สำคัญกับการประชุม การเสนอไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง แผนภาพ หรือการแชร์หน้าจอให้กันและกันได้ รวมถึงโปรแกรมเสริม เช่น ปฏิทินออนไลน์ พร้อมเครื่องมือหลายอย่างที่ขาดไม่ได้ในการประชุม หากโปรแกรมใดมีฟังก์ชันเสริมขึ้นมาให้เกิดการใช้งานได้ดียิ่งขึ้น ก็นับว่าเป็นตัวเลือกที่น่าศึกษาไม่น้อย

การตั้งค่าอัตโนมัติ เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน

ความง่าย คือปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญกับการเลือกใช้งานเป็นอย่างยิ่ง ลองจินตนาการว่าหากคุณจำเป็นต้องใช้งานสักหนึ่งโปรแกรมและมีความยุ่งยากในการตั้งค่าระบบเองทั้งหมด มันคงเป็นเรื่องน่าปวดหัวไม่น้อย ในทางกลับกันการใช้งานระบบที่มีการตั้งค่ามาให้ทุกคนใช้งานได้ง่ายอยู่แล้ว จะช่วยตัดปัญหาจุกจิกออกไปทันที ซึ่งนั้นหมายความว่าคุณจะประหยัดเวลาไปได้มากขึ้นและไม่ต้องเสียเวลาในการไล่ตรวจอุปกรณ์หรือโปรแกรมที่ทำงานผิดพลาดมากจนเกินไป

โปรแกรมประชุมออนไลน์แบบไหน มีจุดเด่นอย่างไรในการใช้งาน

แม้ระบบของการใช้โปรแกรมสำหรับประชุมออนไลน์ จะมีรูปแบบคล้ายคลึงกันเป็นอย่างมาก แต่ถ้าหากเราพยายามงัดจุดเด่นหรือ Character ของโปรแกรมขึ้นมา เราจะพบได้กับรายละเอียดเล็ก น้อยที่แตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัด ซึ่งคราวนี้เรามาดูกันดีกว่า ว่าในแต่ละจุดเด่นที่ควรมีของโปรแกรมประชุมออนไลน์ จะมีตัวไหนเข้าเส้นชัยในหมวดหมู่อะไรกันบ้าง

1. องค์กรขนาดใหญ่ ปลอดภัย เน้นจำนวนผู้ประชุม

โปรแกรม zoom

อีกหนึ่งโปรแกรมที่องค์กรส่วนใหญ่ให้ความไว้วางใจ ไม่ว่าจะด้วยฟีเจอร์จำเป็นที่เหมาะกับการประชุม ไปจนถึงจำนวนคนที่รองรับได้มากกว่า 1000 คน จึงไม่แปลกเลยหากพบว่าองค์กรส่วนใหญ่ให้โปรแกรม Zoom มาเป็นอันดับต้น ๆ ในการใช้งาน อีกทั้งความเสถียรก็ยังเป็นที่สุดในอีกด้านเช่นกัน จากเสียงของผู้ใช้งานในหลายองค์กร ซึ่งกล่าวได้ว่าแอปนี้คือพื้นที่ที่ได้รับความไว้วางใจจากหลายองค์กรทั่วโลก และสร้างความมั่นใจได้ในระดับสูงสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป

Download ได้ที่ : https://zoom.us/

Webex by Cisco

หากองค์กรใดที่เน้นเรื่องจำนวนคนที่เข้าใช้พร้อมกับความปลอดภัยเป็นหลัก Webex by Cisco คือโปรแกรมอีกหนึ่งตัวที่ไม่ควรพลาด นอกจากตัวบริษัทจะได้รับการยอมรับในระดับโลกแล้ว ยังเป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่รัฐบาลหลายประเทศใช้เพื่อการสื่อสารกันภายในองค์กรอีกด้วย อีกทั้งฟีเจอร์ที่ให้มายังไม่น้อยหน้าโปรแกรมไหน เช่น การบันทึกการประชุมเป็น Mp4 ได้ หรือ ความปลอดภัยด้วยการเข้ารหัสแบบ 2 ทาง (End to End) ก็ทำได้หายห่วง

Download ได้ที่ : https://www.webex.com/

2. เน้นความยืดหยุ่น แชร์ไฟล์ เครื่องมือเสริมแบบจุใจ

โปรแกรม google meet

องค์กรไหนมีเอกสารจำนวนมากมายให้เก็บหรือแชร์แบบด่วน Google meet คืออีกโปรแกรมที่น่าใช้งาน ด้วยฟังก์ชันช่วยตอบโจทย์กับการทำงานหลากหลาย บวกกับสามารถผสานเชื่อมต่อไปยังโปรแกรมอื่นได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็น google drive, google calendar และอื่น ๆ อีกมากมาย ทำให้การใช้งานมีความคล่องตัวและยืดหยุ่นได้สูงมาก ทั้งยังสามารถเก็บไฟล์ขนาดใหญ่และแลกเปลี่ยนเอกสารไฟล์งานได้อย่างสะดวกสบาย จึงทำให้มีหลายองค์กรเลือกใช้กันอย่างแพร่หลาย

Download ได้ที่ : https://meet.google.com/

โปรแกรม Microsoft Teams

หากใครเคยใช้งาน Word , Excel หรือ PowerPoint มาก่อนย่อมเข้าใจดีถึงพลังแห่ง Microsoft และเช่นกันที่โปรแกรม Microsoft Teams ได้เป็นสื่อกลางในการควบรวมทุกโปรแกรมให้สามารถทำงานไปพร้อมกันได้ องค์ไหนที่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทำงานกันแบบ Realtime การใช้งานบน Microsoft Teams จะสามารถดึงจุดเด่นในเรื่องการนำเสนอสุดพิสดารให้คุณออกมาใช้ได้อย่างน่าเหลือเชื่อ

Download ได้ที่ : https://www.microsoft.com/th-th/microsoft-teams/group-chat-software

โปรแกรม Discord

แม้จะขึ้นชื่อเรื่องการเป็นโปรแกรมรวมตัวสำหรับเกมเมอร์ แต่สำหรับฟีเจอร์ของการใช้งานเพื่อการประชุมออนไลน์ Discord ก็ทำได้ดีไม่แพ้กัน ด้วยความโดดเด่นในการเก็บข้อมูลถาวรที่จะไม่หายไปไหน รวมถึงการใช้โปรแกรมฟังก์ชันเสริมพิเศษที่หลากหลายพร้อมเครื่องมืออีกมหาศาลให้ใช้งานกันอย่างสนุก (มีทั้งฟรีและเสียเงิน) ทำให้โปรแกรมนี้ได้รับความนิยมอย่างมากโดยเฉพาะคนชอบแสวงหาความแปลกใหม่ในการสื่อสาร เนื่องจากมีโปรแกรมเสริมพิเศษอีกมากมายให้ได้ทดลองเล่นเพลิน ๆ จัดได้ว่าในยุคหลังของโลกแห่งการสื่อสาร โปรแกรมได้มีหลายองค์กร (โดยเฉพาะวงการสตรีมเมอร์) เลือกเข้ามาใช้งานกันอย่างคับคั่ง

Download ได้ที่ : https://discord.com/

3. เน้นความเสถียร เชื่อมต่อรวดเร็ว ใช้งานง่าย

โปรแกรม Line

อีกหนึ่งโปรแกรมสำหรับการติดต่อสื่อสารที่ได้รับความนิยมอย่างกว้างขวาง เป็นอีกหนึ่งตัวที่น่าใช้หากต้องการความสะดวกรวดเร็วและใช้งานง่าย เหมาะกับการสื่อสารในทุกระดับ ตั้งแต่บุคคลไปจนถึงองค์ขนาดย่อม แม้จะไม่หวือหวาในฟีเตอร์การใช้งานที่หนักมากนัก แต่ทดแทนด้วยระบบไปจนถึง UX/UI ที่เข้าใจได้ง่ายไม่ซับซ้อน

Download ได้ที่ : https://line.me/th/

โปรแกรม Skype

โปรแกรมยุคบุกเบิกที่มีการพัฒนามาอย่างต่อเนื่อง ปัจจุบันถูกเข้าซื้อโดยบริษัท Microsoft โดยเป็นหนึ่งในโปรแกรมที่ได้รับการยอมรับเรื่องการติดต่อสื่อสารที่มีเสถียรภาพมากที่สุดอีกหนึ่งตัว รวมถึงการถูกตั้งค่าไว้เพื่อให้ผู้บริโภคสามารถสื่อสารกันได้อย่างชัดเจนที่สุดแม้จะอยู่ในรูปแบบของการใช้งานฟรีก็ตาม ทั้งยังสามารถทำการโทรฟรีระหว่างสมาชิกด้วยกันได้ผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตทั่วทั้งโลก

Download ได้ที่ : https://www.skype.com/en/

สรุป เลือกโปรแกรมประชุมออนไลน์สำหรับองค์กรอย่างไร ให้ใช้งานได้ตรงใจที่สุด

เห็นได้ชัดว่าโปรแกรมแต่ละตัวสำหรับการ “ประชุมออนไลน์” ต่างสร้างขึ้นมาเพื่อการตอบโจทย์การใช้งานที่ต่างกัน บางโปรแกรมถูกสร้างขึ้นมาอย่างเฉพาะเจาะจงตามสไตล์ของผู้บริโภคในขณะที่บางโปรแกรมมุ่งเน้นไปที่ตัวฟังก์ชันเสริมหรือความปลอดภัยเป็นหลัก ฉะนั้นการเลือกใช้โปรแกรมจึงจำเป็นต้องพิจารณาตามหัวข้อดังนี้ด้วยเช่นกัน คือ

• เหมาะกับไลฟ์สไตล์ของคนในองค์กรหรือไม่?
• คำนึงเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลในระดับใด?
• ขนาดองค์กรมีจำนวนคนมากหรือน้อยที่ต้องใช้ในการประชุม?
• จำเป็นหรือไม่ ที่ต้องใช้ฟีเจอร์เสริมเพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพ?
• ต้องจ่ายเงินมากกว่าหรือไม่ ในการซื้อแพ็กเกจที่เพียงพอต่อความต้องการ?
  

หากคุณมีคำตอบอยู่ในใจแล้วว่าต้องการฟังก์ชันใดสำหรับการประชุมออนไลน์ เชื่อได้เลยว่าสิ่งนี้จะพาไปพบคำตอบที่ใช่สำหรับองค์กรของคุณ ทั้งนี้ไม่จำเป็นเสมอไปว่าในองค์กรหนึ่งต้องใช้เพียงแค่โปรแกรมเดียวเท่านั้น แต่หากมีการเลือกใช้โปรแกรมอื่นเสริมตามสถานการณ์เพื่อให้เกิดการสื่อสารได้อย่างราบรื่นเพื่อบรรลุเป้าหมายของการทำงานแล้วละก็ นับว่านั่นเป็นจุดสำเร็จที่ควรค่าแล้วแก่การเลือกใช้งาน